Giới thiệu
Mô hình và ký hiệu quy trình kinh doanh (BPMN) đã trở thành tiêu chuẩn toàn cầu để trực quan hóa, phân tích và tối ưu hóa các luồng công việc kinh doanh. Ở trung tâm của mọi sơ đồ BPMN là các sự kiện—những thành phần cơ bản đại diện cho điều gì đó xảy ra trong quá trình và ảnh hưởng trực tiếp đến luồng của nó. Dù bạn đang tài liệu hóa một luồng công việc phê duyệt đơn giản hay mô hình hóa một hệ thống doanh nghiệp phức tạp, việc hiểu rõ cách sử dụng hiệu quả các sự kiện BPMN là điều cần thiết để tạo ra các sơ đồ quy trình rõ ràng, chính xác và có thể hành động được.
Hướng dẫn toàn diện này khám phá ba danh mục chính của sự kiện BPMN—Bắt đầu, Trung gian và Kết thúc—chi tiết về các điều kiện kích hoạt, biểu diễn hình ảnh, các tùy chọn cấu hình và ứng dụng thực tiễn. Bằng cách nắm vững những thành phần này, các nhà phân tích kinh doanh, kiến trúc viên quy trình và nhà phát triển có thể thiết kế các quy trình kinh doanh bền bỉ, nhạy bén và dễ bảo trì hơn, phù hợp với mục tiêu tổ chức và yêu cầu kỹ thuật.
Tổng quan về sự kiện BPMN
Một BPMN sự kiện trong một sơ đồ quy trình kinh doanh đề cập đến điều gì đó xảy ra và ảnh hưởng đến luồng quy trình. Có ba loại sự kiện cần sử dụng trong mô hình hóa quy trình kinh doanh: Bắt đầu, Trung gian và Kết thúc.
 |
|---|
| Các sự kiện Bắt đầu, Trung gian và Kết thúc với các loại kích hoạt và kết quả khác nhau |
Sự kiện Bắt đầu
Sự kiện Bắt đầu cho biết nơi bắt đầu và có thể là lý do tại sao một quy trình khởi động. Vì sự kiện Bắt đầu dùng để khởi động một quy trình nên nó không có luồng thứ tự đầu vào. Bạn có thể định nghĩa một điều kiện kích hoạt cho sự kiện Bắt đầu để thể hiện điều kiện(s) sẽ khiến quy trình được khởi động.
| Tên điều kiện kích hoạt | Biểu diễn | Mô tả |
|---|---|---|
| Không |  |
Sự kiện Bắt đầu không có điều kiện kích hoạt được xác định. |
| Tin nhắn |  |
Điều kiện kích hoạt này khởi động quy trình bằng cách nhận một tin nhắn từ một bên tham gia. |
| Bộ đếm thời gian |  |
Điều kiện kích hoạt này khởi động quy trình vào một thời điểm cụ thể hoặc chu kỳ cụ thể (ví dụ: mỗi thứ Sáu). |
| Lỗi |  |
Điều kiện kích hoạt này khởi động một quy trình con sự kiện nội tuyến khi xảy ra lỗi. Lưu ý rằng điều kiện kích hoạt này chỉ có thể dùng với quy trình con sự kiện. |
| Kích hoạt cấp cao |  |
Điều kiện kích hoạt này khởi động hoặc không khởi động một quy trình con sự kiện nội tuyến khi điều kiện được chỉ định không được thỏa mãn. Lưu ý rằng điều kiện kích hoạt này chỉ có thể dùng với quy trình con sự kiện. |
| Bồi hoàn |  |
Điều kiện kích hoạt này khởi động một quy trình con sự kiện nội tuyến khi xảy ra bồi hoàn, điều này yêu cầu hoàn tác một số bước. Lưu ý rằng điều kiện kích hoạt này chỉ có thể dùng với quy trình con sự kiện. |
| Điều kiện |  |
Bộ kích hoạt này khởi động quy trình khi một điều kiện cụ thể trở nên đúng. |
| Tín hiệu |  |
Bộ kích hoạt này khởi động quy trình khi một tín hiệu được phát từ một quy trình khác đã đến. Lưu ý rằng tín hiệu khác với tin nhắn ở chỗ tín hiệu có một mục tiêu cụ thể, trong khi tin nhắn thì không. |
| Nhiều |  |
Điều này có nghĩa là có nhiều bộ kích hoạt cho quy trình. Bất kỳ bộ kích hoạt nào trong số đó cũng có thể khiến quy trình bắt đầu. |
| Nhiều song song |  |
Điều này có nghĩa là có nhiều bộ kích hoạt cho quy trình. Tất cả các bộ kích hoạt phải được kích hoạt để bắt đầu quy trình. |
| Liên kết |  |
Bộ kích hoạt này cung cấp phương thức kết nối kết quả cuối cùng của một quy trình với điểm bắt đầu của quy trình khác. |
Các loại bộ kích hoạt sự kiện khởi đầu khác nhau:
Định nghĩa một bộ kích hoạt
Để định nghĩa một bộ kích hoạt cho một sự kiện, nhấp chuột phải vào sự kiện và chọn Bộ kích hoạt, sau đó nhấp vào loại bộ kích hoạt từ menu bật lên.
 |
|---|
| Để định nghĩa một bộ kích hoạt sự kiện khởi đầu |
Nếu bạn muốn chỉnh sửa thuộc tính của bộ kích hoạt, chẳng hạn như điều kiện của một bộ kích hoạt điều kiện, hãy nhấp chuột phải vào sự kiện và chọn Mở Đặc tả… từ menu bật lên. Sau đó, nhấp vào … nút bên cạnh menu thả xuống của Bộ kích hoạt để chỉnh sửa thuộc tính của nó trong hộp thoại bật lên.
Quy trình con sự kiện ngắt hoặc không ngắt
Sự kiện khởi đầu có thể được gắn vào biên của một quy trình con sự kiện để khởi động quy trình con theo dòng. Bạn có thể định nghĩa loại bộ kích hoạt này là ngắt hoặc không ngắt, tương ứng có nghĩa là ngắt quy trình chứa hoặc không ngắt quy trình chứa. Để thiết lập một bộ kích hoạt là ngắt hoặc không ngắt, nhấp chuột phải vào sự kiện và chọn/bỏ chọn Bộ kích hoạt > Ngắt từ menu bật lên.
 |
|---|
| Sự kiện ngắt (bên trái) và sự kiện không ngắt (bên phải) |
| LƯU Ý: | Chỉ các bộ kích hoạt có thể gắn vào quy trình con sự kiện mới có thể thiết lập là ngắt hoặc không ngắt. Các loại bộ kích hoạt được hỗ trợ bao gồm: Tin nhắn, Bộ đếm thời gian, Tăng cấp, Lỗi, Hủy, Bồi hoàn, Điều kiện, Tín hiệu, Nhiều, và Nhiều song song. |
|---|
Sự kiện trung gian
Sự kiện trung gian chỉ ra nơi xảy ra một sự kiện nào đó giữa sự kiện bắt đầu và kết thúc của một quy trình. Bạn có thể sử dụng sự kiện trung gian để hiển thị nơi nhận hoặc gửi tin nhắn, thể hiện độ trễ cần thiết, thực hiện xử lý ngoại lệ và thể hiện nhu cầu bồi hoàn. Bạn có thể đặt sự kiện trung gian ở hai vị trí: Gắn vào biên của nhiệm vụ/phần phụ, Luồng bình thường (tức là kết nối từ một luồng mà không gắn vào hoạt động nào).
| Tên kích hoạt | Biểu diễn | Mô tả |
|---|---|---|
| Không |  |
Sự kiện trung gian không có kích hoạt được xác định. Nó được dùng để chỉ sự thay đổi trạng thái trong quy trình. Bạn chỉ có thể sử dụng sự kiện trung gian không trong luồng bình thường. |
| Tin nhắn |  |
Kích hoạt này đại diện cho việc gửi hoặc nhận tin nhắn |
| Bộ đếm thời gian |  |
Kích hoạt này hoạt động như cơ chế trì hoãn tại một thời điểm cụ thể hoặc chu kỳ (ví dụ: mỗi thứ Sáu). Bạn chỉ có thể sử dụng sự kiện trung gian bộ đếm thời gian trong luồng bình thường. |
| Lỗi |  |
Kích hoạt này phản ứng với một lỗi được đặt tên hoặc với bất kỳ lỗi nào nếu không có tên được xác định. |
| Nâng cấp |  |
Kích hoạt này chỉ ra nơi xảy ra việc nâng cấp. Bạn chỉ có thể sử dụng sự kiện trung gian nâng cấp trong luồng bình thường. |
| Hủy |  |
Kích hoạt này sẽ được kích hoạt khi đạt đến sự kiện kết thúc hủy trong phần phụ giao dịch. Nó cũng phải được kích hoạt nếu nhận được tin nhắn giao thức giao dịch “Hủy” trong khi giao dịch đang được thực hiện. |
| Bồi hoàn |  |
Kích hoạt này chỉ ra nhu cầu bồi hoàn. |
| Điều kiện |  |
Sự kiện sẽ được kích hoạt khi điều kiện được chỉ định trở nên đúng. |
| Liên kết |  |
Kích hoạt này được dùng để liên kết hai phần của một quy trình. Bạn có thể sử dụng nó để tạo vòng lặp luồng hoặc tránh việc các bộ nối luồng dài xuất hiện trên sơ đồ. Bạn chỉ có thể sử dụng sự kiện trung gian liên kết trong luồng bình thường. |
| Tín hiệu |  |
Kích hoạt này chỉ ra việc gửi hoặc nhận tín hiệu, dùng cho giao tiếp chung trong và giữa các cấp độ quy trình, giữa các nhóm và giữa các sơ đồ quy trình kinh doanh. |
| Nhiều |  |
Điều này có nghĩa là có nhiều kích hoạt được xác định. Bất kỳ một trong số chúng đều có thể gây ra sự kiện được kích hoạt. |
| Nhiều song song |  |
Điều này có nghĩa là có nhiều kích hoạt được xác định. Tất cả các kích hoạt phải được kích hoạt để kích hoạt sự kiện nhiều. |
Các loại kích hoạt sự kiện trung gian khác nhau
Định nghĩa một trình kích hoạt
Để định nghĩa một trình kích hoạt cho một sự kiện, nhấp chuột phải vào sự kiện và chọn Trình kích hoạt, sau đó chọn loại trình kích hoạt từ menu bật lên.
 |
|---|
| Để định nghĩa một trình kích hoạt sự kiện trung gian |
Nếu bạn muốn chỉnh sửa thuộc tính của trình kích hoạt, chẳng hạn như điều kiện của một trình kích hoạt điều kiện, nhấp chuột phải vào sự kiện và chọn Mở Đặc tả… từ menu bật lên. Sau đó, nhấp vào nút … bên cạnh menu thả xuống của Trình kích hoạt để chỉnh sửa thuộc tính của nó trong hộp thoại bật lên.
Gửi và bắt
Bạn có thể thiết lập một sự kiện để bắt hoặc gửi. Bắt có nghĩa là phản ứng với một trình kích hoạt, trong khi gửi có nghĩa là tạo ra một trình kích hoạt. Để thiết lập, nhấp chuột phải vào một sự kiện và chọn Trình kích hoạt, sau đó chọn một trong các tùy chọn sau Bắt hoặc Gửi từ menu bật lên.
 |
|---|
| Một sự kiện bắt (bên trái) và một sự kiện gửi (bên phải) |
| LƯU Ý: | Các loại trình kích hoạt có thể thiết lập để gửi/bắt bao gồm: Tin nhắn, Tăng cấp, Bồi hoàn, Liên kết, Tín hiệu và Nhiều. |
|---|
Sự kiện ngắt hoặc không ngắt
Sự kiện trung gian có thể được gắn vào biên của một hoạt động. Bạn có thể thiết lập một sự kiện để ngắt hoặc không ngắt hoạt động mà nó được gắn vào. Để thiết lập một trình kích hoạt là ngắt hoặc không ngắt, nhấp chuột phải vào sự kiện và chọn/bỏ chọn Trình kích hoạt > Ngắt từ menu bật lên.
 |
|---|
| Sự kiện ngắt (bên trái) và sự kiện không ngắt (bên phải) |
| LƯU Ý: | Chỉ các trình kích hoạt có thể gắn vào quy trình con sự kiện mới có thể thiết lập là ngắt hoặc không ngắt. Các loại trình kích hoạt được hỗ trợ bao gồm: Tin nhắn, Bộ đếm thời gian, Tăng cấp, Điều kiện, Tín hiệu, Nhiều và Nhiều song song. |
|---|
Sự kiện kết thúc
Là sự đối lập với sự kiện bắt đầu, sự kiện kết thúc cho biết quá trình sẽ kết thúc ở đâu. Vì sự kiện kết thúc được dùng để kết thúc một quá trình nên nó không có luồng tuần tự đầu ra nào. Bạn có thể định nghĩa một kết quả cho sự kiện kết thúc, để hiển thị điều gì sẽ xảy ra khi đạt đến điểm kết thúc.
| Tên kích hoạt | Biểu diễn | Mô tả |
|---|---|---|
| Không |  |
Sự kiện kết thúc không có kết quả được xác định. |
| Tin nhắn |  |
Kết quả này kết thúc quá trình bằng cách gửi một tin nhắn đến một thành viên tham gia. |
| Lỗi |  |
Kết quả này cho biết việc tạo ra một lỗi có tên khi quá trình kết thúc. |
| Kích hoạt |  |
Kết quả này cho biết việc kích hoạt khi quá trình kết thúc. |
| Hủy bỏ |  |
Kết quả này cho biết giao dịch nên bị hủy bỏ. |
| Bồi hoàn |  |
Kết quả này cho biết nhu cầu bồi hoàn, điều này đòi hỏi phải hoàn tác một số bước. |
| Tín hiệu |  |
Kết quả này cho biết tín hiệu sẽ được phát đi khi quá trình kết thúc. Lưu ý rằng tín hiệu khác với tin nhắn, vì tin nhắn có đối tượng đích cụ thể. |
| Kết thúc |  |
Kết quả này cho biết tất cả các hoạt động trong quá trình nên được kết thúc ngay lập tức. |
| Nhiều |  |
Kết quả này cho biết việc kết thúc quá trình sẽ dẫn đến nhiều hệ quả khác nhau. |
| Liên kết |  |
Kết quả này cung cấp phương tiện để kết nối kết quả kết thúc của một quá trình với điểm bắt đầu của quá trình khác. |
Định nghĩa một kết quả
Để định nghĩa một kết quả cho một sự kiện, nhấp chuột phải vào sự kiện và chọn Kết quả, sau đó chọn loại kết quả từ menu bật lên.
 |
|---|
| Để định nghĩa kết quả của sự kiện kết thúc |
Nếu bạn muốn chỉnh sửa các thuộc tính của kết quả, chẳng hạn như thông điệp được tạo ra bởi một kết quả thông điệp, hãy nhấp chuột phải vào sự kiện và chọn Mở tài liệu tham khảo… từ menu bật lên. Sau đó, nhấp vào nút … bên cạnh menu thả xuống của Kết quả để chỉnh sửa các thuộc tính của nó trong hộp thoại bật lên.
Kết luận
Các sự kiện BPMN đóng vai trò là những điểm “đập tim” then chốt trong bất kỳ sơ đồ quy trình kinh doanh nào—đánh dấu nơi quy trình bắt đầu, cách chúng phản ứng với các kích thích nội bộ và bên ngoài, và cách chúng kết thúc. Bằng cách lựa chọn và cấu hình các sự kiện Bắt đầu, Trung gian và Kết thúc một cách chiến lược với các kích hoạt và kết quả phù hợp, các nhà thiết kế quy trình có thể mô hình hóa các luồng công việc không chỉ trực quan mà còn phong phú về ngữ nghĩa và sẵn sàng thực thi.
Những điểm chính về việc sử dụng hiệu quả các sự kiện BPMN:
-
Sự kiện Bắt đầu xác định logic khởi tạo quy trình—chọn các kích hoạt phản ánh chính xác điều kiện thực tế (ví dụ: bộ đếm thời gian cho các công việc được lên lịch, thông điệp cho các yêu cầu bên ngoài).
-
Sự kiện Trung gian cho phép hành vi quy trình động—tận dụng ngữ nghĩa bắt/lanh và các tùy chọn ngắt/phi ngắt để xử lý các ngoại lệ, độ trễ và giao tiếp một cách trôi chảy.
-
Sự kiện Kết thúc làm rõ kết quả kết thúc quy trình—sử dụng các kết quả như Lỗi, Bồi hoàn hoặc Tín hiệu để đảm bảo các hệ thống và bên liên quan phía sau nhận được thông báo phù hợp.
Hãy nhớ rằng BPMN vừa là công cụ giao tiếp cho các bên liên quan kinh doanh, vừa là tài liệu thực thi cho các nhóm kỹ thuật. Việc mô hình hóa sự kiện một cách cẩn trọng sẽ thu hẹp khoảng cách này, giảm thiểu sự mơ hồ và đẩy nhanh quá trình triển khai. Dù bạn đang tối ưu hóa quá trình tiếp nhận khách hàng, tự động hóa kiểm tra tuân thủ hay điều phối các dịch vụ vi mô, việc thành thạo các sự kiện BPMN sẽ giúp bạn thiết kế các quy trình bền bỉ, linh hoạt và phù hợp với giá trị kinh doanh.
Tiếp tục hoàn thiện kỹ năng của bạn thông qua thực hành trực tiếp, tận dụng các công cụ mô hình hóa như Visual Paradigm để xác minh và hợp tác, và luôn xác minh sơ đồ của bạn với cả đối tượng kinh doanh và kỹ thuật để đảm bảo sự rõ ràng và chính xác.
Tài liệu tham khảo
- Tài liệu chính thức về Mô hình và Ký hiệu Quy trình Kinh doanh (BPMN): Trang web chính thức của chuẩn BPMN cung cấp các tài liệu, tài liệu hướng dẫn và nguồn lực về ký hiệu mô hình hóa quy trình kinh doanh.
- Tính năng và công cụ sơ đồ quy trình kinh doanh: Hướng dẫn toàn diện của Visual Paradigm về việc tạo và quản lý sơ đồ quy trình kinh doanh BPMN bằng các công cụ mô hình hóa chuyên nghiệp.
- Hướng dẫn và tài nguyên học tập BPMN: Bộ sưu tập được chọn lọc các hướng dẫn BPMN từng bước, bao gồm các kỹ thuật mô hình hóa, thao tác công cụ và các phương pháp tốt nhất trong thiết kế quy trình kinh doanh.
- BPMN là gì? Hướng dẫn giới thiệu: Tài liệu nền tảng giải thích các khái niệm BPMN, các thành phần ký hiệu và ứng dụng thực tế dành cho người mới bắt đầu và người ở trình độ trung cấp.
- Kênh YouTube của Visual Paradigm: Các video hướng dẫn chính thức, minh họa và hướng dẫn từng bước về mô hình hóa BPMN và các tính năng phần mềm Visual Paradigm.
- Hỗ trợ và trợ giúp từ Visual Paradigm: Cổng hỗ trợ chuyên dụng cho trợ giúp kỹ thuật, yêu cầu tính năng và các cuộc thảo luận cộng đồng liên quan đến sản phẩm của Visual Paradigm.